開篇

世上本沒有路，走的人多了，便有了路。

同理，用電腦辦公的人多了，便有了辦公自動化（Office Automation，即OA）。

OA是將計算機網絡與現代化辦公相結合的一種新型辦公方式。如果按照這個定義，以Office為代表的文字編輯處理軟件，通過使用機器來代替部分的手工工作，理論上也屬于OA的范疇，但畢竟太久遠了，不屬于本文的討論范圍。

這篇文章的討論場景主要限定在：身處機構內網環境中，每個工作點位都部署了電腦，如何通過OA系統實現各業務的線上協同辦公，從而達到節約時間成本，提高了工作效率等目的。

回顧我在幾家醫院的工作經歷，可以發現OA在不同階段，不同體量的醫院中的差異化發展。

第一家醫院是縣級二甲醫院，終端用戶不多。在網絡興起的早期，局域網文件傳輸和消息群發成為這個體量的醫院共性的需求。盡管操作系統自帶網絡共享功能，也可以通過部署FTP來解決局域網文件傳輸問題，但畢竟用起來不方便，有一定的門檻，而且無法實現消息群發、協同辦公等需求。于是，誕生了像“飛秋”這樣的局域網即時通信工具，這可以說是早期OA的雛形。

“飛秋”這款軟件的生命力是真的強，雖說早在2013年左右就已停止開發了，但直到現在，我還能時不時地在一些單位（包括醫院）的辦公環境里看到這款軟件躺在屏幕右下角的任務欄里，時不時地還能拉出來用一下。這也源于它的設計理念：單文件、無需安裝、兼容性好等。

凡事都有兩面性，飛秋的設計理念更多站在個人用戶角度：無需安裝，打開就用，用完就走。卻把管理的難題交給了IT管理部門：飛秋沒有服務器端，把各類權限都下放給用戶，相當于“上線了飛秋，滿足了用戶，卻架空了信息科”。在小微企業和人數較少的機構內部，內外網物理隔絕的情況下，飛秋很難惹出什么麻煩來。但是，隨著用戶數量和網絡復雜度的增加，整個飛秋網絡會顯得愈發地“無組織、無紀律”，甚至會引發混亂和安全問題。在一些網管工具中，甚至出現了一鍵禁用“飛秋”的選項。

第二家醫院是一家三甲醫院，由于工作關系，我經常去這家醫院參觀學習，還曾在醫院進修了半年，對方用的是騰訊通RTX+本地化私有部署（騰訊公司推出的企業級即時通信平臺，官網的最新版本還是2015版，貌似已經停更）。

這也是我第一次遇到真正的企業級OA，當時給我兩個深刻的印象：

一是很正規：醫院的組織架構一清二楚，各類權限收歸信息科，按需分配。有意思的是，在和信息科同事聊天時，他們也提到了飛秋：最初醫院用飛秋實現一些基本的辦公需求，后來發現，隨著醫院體量越來越大，業務復雜度高，飛秋開始變得不好用、不好管，容易陷入“上線了飛秋，卻架空了信息科”的被動局面。

于是，科里痛定思痛，換了一套正式的、能管得住的OA，也算是贏得一點存在感：至少員工入職后，一項必備的工作是去信息科開通OA賬號，離職時也需要去信息科注銷賬號。

二是很方便：不僅能傳文件、發通知，還能簽到、審批、管理等等。很多日常的事務性工作被逐一搬上OA，開始線上流轉，確實起到了節約時間成本、提高工作效率的目的。而且，很多企業級OA都支持二次開發和插件擴展，在一定程度上也豐富了產品生態。

再后來，我就離開醫院去讀研了。畢業后還在醫療行業工作，還是會經常找各種機會去各家醫院參觀學習。

這個時候，醫院已經開始進入數字化醫院、智能化醫院階段了，各種系統層出不窮，蜂擁而出。相比之下，OA作為一個信息化早期部署的基礎設施，自然被擠到邊邊角角，多少顯得有點兒落寞。當然，也有一些顯著的變化，比如BS架構（Browser/Server，瀏覽器-服務器結構）的OA開始成為主流，功能方面也圍繞共性的辦公需求愈發豐富，限于篇幅，不再贅述。

我始終覺得，當下的OA應用現狀，有點兒單薄和可惜：

若要論用戶數量，從臨床科室到行政機關，從醫護人員到管理人員，人人都要用OA，用戶覆蓋率接近100%。

用戶在線率就更不用說了，很多人上班第一件事就是打開OA查看通知、回復郵件、經辦事項等，全天保持OA在線狀態。

坐擁這樣出色的群眾基礎，以及多年積累的用戶習慣，加上很好的觸達桌面能力，OA完全有能力實現醫院內部“人、事、物、系統”等資源的全面協同，成為醫院內網的超級工作平臺，而不僅僅停留在通知、郵件、審批等基本辦公需求層面。

個人認為，智慧醫院時代背景下的OA，有這么幾件事可以做：

（1）OA門戶化

這個想法來源于醫院微信公眾號帶來的連鎖反應。醫院微信公眾號的日常更新需要稿件，因此醫院宣傳部門會鼓勵科室積極投稿。但公眾號（尤其是帶銀醫業務的服務號）欄位有限（詳見：《醫院信息科該不該辦自己的公眾號》一文中，訂閱號和服務號的區別），對于稿件質量也有一定的要求。這樣一來，一些稿件就失去了上鏡的機會。

這部分沒法上鏡的稿件該怎么處理？我和不同醫院的宣傳部門交流過，大家一致的看法是：出于鼓勵和肯定的目的，以及新聞的時效性，應該給這些稿件尋找另一個出口。但出口在哪里？我沒看到太好的答案。

直到有一天，我看著瀏覽器中的OA首頁發現，如果去掉通知、郵件等必須關注的內容，實際上屏幕上還有一多半的空間是空著的。這荒廢的空間，為什么不利用起來，搞個圖文視頻滾動的新聞板塊呢？稿件素材方面，除了我上面提到的稿件，還有那些散布在各類宣傳欄、黑板報上的文案、心得體會等等，其實都花了心思，都值得被數字化。除外，微信公眾號上已經上鏡的內容，作為醫院對外的頭條，也可以在OA首頁再次曝光，二次強化。再延伸思考一下，很多醫院宣傳部門在設計全媒體、融媒體中心時，可以考慮將OA門戶化作為打造內部媒體中心的重要組成部分。

當然，OA門戶化意味著要對系統中的應用、信息、模塊等進行一個綜合的集成和治理，不是上面這個例子這么簡單。限于篇幅，這里只做一個拋磚引玉。

（2）OA智能化

前面已經提到了OA首頁利用率不高的問題，閑置的版面不用可以用來做新聞，還可以根據不同用戶的行為習慣和工作需要，為用戶展示不同的首頁板塊和內容。分管醫療和分管行政的副院長，在登陸各自OA后看到的首頁，應該是不一樣的，展示方式也應該不同，是看趨勢還是看占比，這些都應該根據用戶身份、階段性的工作重點等予以區分對待。

 （演示數據：僅供參考）

智能化還有個很好的例子，就發生在我身邊：醫院有個特點就是各種會議和日程繁多，為了避免誤事，我在醫院工作養成一個習慣：只要看到OA中有會議通知，就會下意識地打開手機，把它添加到自己的日程提醒應用中，如下圖。添加的過程很簡單，直接輸入“何時開會”即可，橙色字體代表我輸入文字的過程中，日程應用會自動識別日期，并添加提醒。

實際上，在很多智能手機的短信設計中，也引用了這種智能識別日期、添加行程的理念。這種理念也可以考慮引入OA，讓OA更貼近用戶辦公場景的個性化需求。

（3）OA模塊化

按照模塊化的思路去設計OA產品，各功能模塊既可以獨立使用又相互關聯，還可以相互調用。比如，表單設計、工作流程、通知發布等都是獨立的模塊，既可以單獨使用，也可以無縫連接，在工作流轉和發布通知的過程中插入表單，實現信息的采集和管理。

移動互聯時代確實對OA產生一定影響，傳統OA廠商紛紛推出手機端的產品，釘釘、企業微信等應用也開始進入辦公領域。

但是，這些影響更多的是拓展應用范圍和提升用戶體驗，并沒有對OA產生質的影響。

未來的OA產品，遇到懂行的醫院，在落地后，可以在院方的精心調教下，逐步積累和學習，逐漸成為院內管理的神經網絡。

也許有一天，那句耳熟能詳的話會變為：鐵打的營盤，生態的OA，流水的兵。無論是誰接手工作，只要登陸了OA，就可以很快明白“我是什么角色？我在哪個崗位？我該做什么？”，而OA也將作為一個醫院內部的數字化顧問，一邊忠實地記錄講述，一邊積極地指引未來。