郭揚帆:HIS系統上線寶典|制勝法寶,開會簽字
我其實是最討厭開會的,醫院很多會議都要信息科參加,沒辦法,都寄希望于信息來幫助他們解決問題,但真把項目申請下來了,他們的熱情度和配合度直線下降,因為信息化的同時也給他們帶來新的麻煩。但有些會必須要開,還要開得成功。
HIS系統是醫院最基礎、最復雜、最不能體現價值的項目,但又是必須要去做,且永遠也做不好。醫院要上任何一個需要共享病人數據的軟件系統,最終都繞不開與HIS系統對接。所以多部門開會協調在所難免,信息的錄入、流轉、確認、結束、質控,分別對應到不同崗位人員的工作量。開會爭吵的焦點,往往就是事情誰來做?怎么做?誰來用?誰來管?那么......
如何開好一場會?
1.為什么要開會?
開會的目的是解決問題。首先必須要有明確的目標,信息化是技術派,不要開務虛的會。需要解決什么問題?這些問題我們是否已經深入分析理解過?是否有初步的思路和幾套可供選擇的方案?需要哪些部門人員參加?有沒有跟相關部門人員提前溝通過?開會的時間、地點?需不需邀請拍板的領導參加?如果領導參加最好將會議名稱列入行政周表。
2.開會前的準備工作
確定會議議程(若需要),會議簽到表,匯報PPT,紙質內容及打印份數,測試投影音響設備,會議室座位安排,姓名牌(若需要),茶水,照相,會議記錄人員等。
3.會議內容
內部專題會一般不需要議程,可以由主持人先介紹本次會議的目的、內容、方案,然后展開討論。有領導參加的多部門多議題會議,必須有一份議程。開好一次會議十分考究主持人的控場能力,根據會議時間安排,不要跑題,跑題說明會議準備得還不夠充分,有些地方還沒有考慮周全,或者有與會人員總愛拉扯其他事項。當本次會議不能決議時,應立即中止轉入下一個議題。要控制發言的順序,非討論階段,指定讓一個人先講,其他人暫時閉口,保持會議的紀律性。要避免講客套話,要避免重復前面人已講過的內容,要就事論事,不能搞人身攻擊,要充分尊重每個部門每個人的意見,不要因為某部門參會人員的級別低而忘記讓他發言。當基本討論結束時,主持人最好再次征詢與會人員還有沒有意見。
4.會議決議
每次會議最好都能達成全部或部分決議。特別對于不同意見的,要單獨記錄下姓名及他的意見,即使以少數服從多數通過的議題,也應該這樣記錄。主持人在會議結束前,要重申一次本次會議達成的決議。
5.會議紀要
主持人要專門安排一名信息科同事做好會議記錄,會后形成會議紀要。現場能打印會議紀要,可以讓與會人員簽名確認。往往會議記錄人員都是在會后才整理出紀要文檔,這樣補簽名就比較麻煩,我們一般采用OA分發方式,將會議紀要傳閱給所有與會人員,公司方則以紙質或電子文檔轉交。
如何成為制勝法寶?
上面我們講了如何開好一場會,但作為制勝法寶,必不能常常使用,功夫在日常,開會就是為了達成目標而采用的一種最有效的溝通方式。能私下解決的,我決不放在會上,能在中層職能部門解決的,我決不上升到醫院領導層。我院在HIS上線過程中,需要院領導參加的會議并不是很多,與信息科打交道最多的幾個部門:醫務、質控、護理、財務、藥劑、醫保、物價、客服、門診部等。只有當各部門都難以協調決策時,才邀請相應的分管副院長或院長來拍板。
也有醫院院長或副院長,本身很懂或很關注信息化,時常會參與到各種信息化會議,這對信息科主任來講壓力就會少很多,你只需要專心做好每次會議的內容,決策的事都由領導來擔著。那就是撿著最大的一個寶。
HIS公司不怕需求復雜,就怕需求反復。為什么會反復呢?就是需求不明朗,還沒有想明白就開干,對需求變更缺乏約束力。怎么約束?就是一起開會討論,然后形成決議,這種情況下,一定要找到與會人員補簽名。每個人多少還是有些契約精神,簽名就形成事實上的認可,當再次發生變更時,他也會慎重對待如何變更,避免再次重復。我院對于字典編碼、重要流程、重要規則算法、表單格式、合同功能模塊變更等,都必須要求需求部門簽字。但簽名不等于免責,也不是用于追責,而是在出現歧義糾紛時,能找到當時達成共識的依據,用于回顧和改進。當然對于極少數不負責的隨意變更,要堅決說不。
承建我院HIS公司的駐場開發程序員,喜歡在我們醫院做事,最主要的一條就是我們的需求很多但很少變更,有我們對需求嚴格的管理,也有需求部門簽字的無形約束。這樣HIS系統上線的進度就會大大加快,出錯的機率也相應降低,使用人員的獲得感逐漸豐滿。
未完待續
作者簡介
郭揚帆,軟件工程碩士,高級工程師,南方醫科大學順德醫院信息科主任。廣東省首席信息官協會醫療分會副會長,廣東省衛生經濟學會信息分會專家,廣東省醫療信息安全專業委員會副主委,順德醫學會醫學信息學分會主委等。主編著作二部《醫療衛生信息化項目管理實務》、《醫院網絡安全建設指引》,擔任多部著作編委。1997年從事醫院信息化工作,先后經歷過多次甲方、乙方角色換位,積累了豐富的項目管理經驗。