25年前我們做HIS項目，功能模塊上齊了，報表基本正確了，就可以驗收。規模大一點的三甲醫院，主管副院長出面召集幾個使用部門開個驗收會，大家提提意見，公司做好售后服務承諾，就可以在驗收報告上簽字。二級醫院，一般信息科主任簽字就可以驗收。沒有固定的議程和驗收文檔要求，只要雙方認同可以驗收了，簽字蓋章只是一個程序而已。

　　但現在HIS項目做的好不好，已不是簡單一張驗收報告就可以結束的。全部過程文檔要齊全，并且不能出現時間邏輯上的錯誤。例如：進場開工令時間不能早于合同簽訂時間，即便是公司提前進場，在文檔記錄上也不能犯此錯誤。我院HIS項目在準備驗收時，初步整理出來的文檔就有621份，詳見下表。

　　再加上招標文件、投標文件和合同書等，全部用A4紙打印出來有1米多高。這些文檔格式，大部分沿用HIS公司的模板，中途部分文檔也經過多次改版以更貼合我院的項目開展。但在真正邀請省級專家驗收時，我們的文檔仍缺失較多，例如：《需求規格說明書》、《概要設計》、《詳細設計》、《測試報告》等。

　　項目文檔的重要性，在于事后審計。像HIS這樣大型的醫院信息化項目，涉及的金額大、人員多、范圍廣、周期長，是必然被重點審計的對象。審計主要看項目文檔，當然也可能到一線去調研使用的狀況，很多審計的線索都是在文檔中發現，再逐步深入的，所以文檔編制的完整、合規、合理就十分重要。原則上這些文檔的編制和整理由信息化監理公司來做更為專業，但由于當時上級主管部門沒有特別要求，醫院也為了省一筆監理費用，我院就沒有另外采購監理服務，全部都是信息科與HIS公司自己在做文檔，好在我們都具備一定的監理專業知識(我有信息監理師中級證書)，所做出來的文檔還是比較齊全和規范的，只是過程很辛苦。在此強烈建議超過100萬元以上的項目，都要請專業監理公司，特別是信息科自身能力不強，公司方只重技術而輕文檔的，一定要由第三方監理公司來規范過程文檔。現在醫院審計一般是經濟類，所以從項目立項到招標采購，再到簽訂合同實施驗收，全過程文檔要完整清晰。例如：招標的功能模塊數量要與立項一致，合同的功能清單要與投標文件一致，每一個功能模塊要有調研報告、實施計劃、培訓文檔、需求和變更文檔、接口文檔、測試文檔、聯調文檔、上線計劃、方案總結、使用情況表科室簽名確認、操作說明書和系統表結構說明等。務必做到合同上有的，都能在過程文檔中找到相應的實施記錄，要在字面上挑不出毛病。現在也有IT審計，比經濟類審計要更深入一些，會關注功能模塊使用的效果，像HIS大項目總會有一些功能做的不是很好，例如：歷史數據遷移，應急系統等，可能只是做了一個樣子，或只實現了部分功能。在當前審計越來越規范嚴格的情況下，招標書的方案最好不要給自己挖坑寫得很細很明確，不然最終驗收時查證實現不了，就很麻煩。

　　項目文檔重在過程積累，事后再補就很被動。前期不注重過程文檔記錄，等到驗收時再補，就存在明顯的造假痕跡。例如簽名類文檔：培訓簽名表，會議紀要簽名，關鍵功能流程確認簽名，字典簽名等。再例如需求修改單，平時不登記，做了多少個需求也不知道，事后再怎么回憶，都難以湊出幾條。還有項目周報，HIS項目周期長達1-3年，周報是所有過程文檔中最重要的部分，它記錄了本周完成的工作內容和下周工作計劃，只要查看周報就知道某個階段做了哪些工作，如果還沒有寫周報的習慣，請務必建立這個習慣，無論是對項目的管控還是考核工程師們的工作績效，都是重要的參考材料。有必要的也可以寫項目月報，在項目后期工作內容不多的情況下，可以停寫周報，只提交月報。

　　現在HIS項目都比較龐大，在正式驗收之前，一般都會先進行初驗，在初驗之前，HIS公司除了整理移交項目文檔之外，還需要提交一份自檢報告，作為初驗申請的依據。初驗申請一般先對整個項目過程描述，最后說驗收材料已整理齊全，具備驗收條件，申請予以驗收。自檢報告的內容重點在于列出功能清單，寫明完成情況。醫院方在接到公司方初驗申請后，按合同約定X個工作日必須書面回復，是否同意驗收，若不同意需要寫明理由，若同意，即需要盡快組織驗收會議。

　　初驗可以組織醫院內部各使用部門負責人和一線代表參加，但由于各使用部門不清楚驗收文檔的要求，只會提在使用過程中存在的問題，驗收會往往又開成吐槽大會，達不到初驗的效果。最好的方式是請外部專家，嚴格檢查過程文檔中存在的問題，避免一些低級的錯漏。要邀請經驗豐富的外部專家，初驗的目的是找出問題，為終驗打好基礎。如果過程文檔做的的確很糟糕，還可以聘請驗收監理協助項目驗收，或者聘請第三方測評公司進行軟件功能模塊測評，以增加公信力。

　　初驗的結論可以是通過或不通過。如果不通過則需要組織第二次初驗，如果通過，則需要按專家的意見進行整改后，再提出終驗申請。初驗的專家與終驗不一定是同一批人，如果由上級部門組織的驗收或為了保證終驗萬無一失，最好再多找一些專家來幫助檢查資料，因為每一個專家的關注點會不同。如果終驗確定是請外部專家，則重點在于做好文檔，至于軟件功能使用部門是否滿意，則一般不予考慮。因為一套HIS系統，真正讓醫院使用人員滿意的不多，只要已正式上線使用，能保證業務流程正常執行，就達到驗收的基本條件。

　　整理文檔，提交初驗，是HIS項目最終成果的匯總和檢驗。如果前期的工作都做的比較好，這一步應該是比較輕松和容易的，但如果前期沒有留下過程記錄、實施的效果也不是很理想，則這一步就需要花大量的精力去補漏。所以功夫在平時，不要再奢望醫院能輕易地將HIS項目驗收。

　　作者簡介

　　郭揚帆，CHIMA委員，軟件工程碩士，高級工程師，南方醫科大學順德醫院信息科主任。廣東省首席信息官協會醫療分會副會長，廣東省衛生經濟學會信息分會專家，廣東省醫療信息安全專業委員會副主委，順德醫學會醫學信息學分會主委等。主編著作二部《醫療衛生信息化項目管理實務》、《醫院網絡安全建設指引》，擔任多部著作編委。1997年從事醫院信息化工作，先后經歷過多次甲方、乙方角色換位，積累了豐富的項目管理經驗。